Merhabalar,

Taşınır Mal Yönetmeliği ile kütüphane materyalleri olan kitaplar, görsel – işitsel materyaller ve cilt bütünlüğü olan dergiler “Dayanıklı Taşınır” niteliği kazandı ve Katalog (OPAC) programlarında olan materyaller Taşınır Sistemlerine Aktarıldı.

Örneğin kütüphaneye alınan bir kitap ilk önce taşınır sistemine kaydedildi ve sonra katalog programına girişi yapıldı. Aynı şekilde hurdaya ayrılan bir kitap ilk önce  Taşınır Sisteminden düşümü yapıldı ve sonra Katalog programından silindi.

Yıllar geçtikçe şöyle sorunlar çıkmaya başladı. Örneğin Katalog Programında kayıtlı bir kitap Taşınır Sisteminde olmayabiliyor ya da Taşınır Sisteminde olan bir kitap Katalog programında olmayabiliyor?

Bu yazıda KBS-Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde Kayıtlı Kitaplar ile Katalog Programında Kayıtlı Kitapların karşılaştırılmasını basit bir şekilde nasıl yaparız onu anlatmaya çalışacağım.

Bu işlemi arada sırada yapmakta fayda var.

KBS’de Kayıtlı Kitapların Raporunu Alma

KBS Sistemine giriş yapıyoruz.

1. Taşınır Raporlar menüsüne tıklıyoruz
2. Malzeme Sicil Raporuna tıklıyoruz.
3. Kitaplar bizde farklı ambarda kayıtlı “Kitap ambarını” seçiyoruz
4. Hesap Kodu menüsünden “255 Demirbaş Grubunu” seçiyoruz
5. “Ara” butonuna tıklıyoruz.

Ara butonuna tıkladıktan sonra kayıt sayına göre biraz bekliyoruz

1. Sonuçlar geldikten sonra “Excel Rapor” butonuna tıklıyoruz.

Kitapların sayısına göre de “Excel Raporun” inmesi biraz zaman alabiliyor.

Katalog programına kayıtlı Demirbaş Numaralarımızı KBS sistemine yüklerken “Modeli”alanına Demirbaş Numaralarını  yüklemiştik.

Bunun faydasını gördük çünkü bu sayede KBS sisteminde demirbaş numarasına göre arama yapabiliyoruz.

1. KBS, Excel Raporunu Excel’in 2003 versiyonundaki uzantısına göre vermektedir. “xls”uzantılı excel dosyaları “65536” satırı desteklemektedir. Kitap sayınız 65536’den fazla ise ;
2. Sayfa2, Sayfa3 şeklinde excel sayfaları oluşacaktır.

Excel 2003 sonrası versiyonunu kullanıyorsanız Sayfaları birleştirmeniz de fayda var. Accesse aktarım yaparken işimize yarayacaktır.  XLSX uzantılı yeni bir Excel dosyası oluşturuyoruz.

1. Sadece ihtiyacımız olan alanları alıyoruz.
2. Bütün sayfaları tek bir sayfada birleştirdik.

Kütüphane otomasyonu olarak LİBRA programını kullanmaktayız. OPAC’da kayıtlı kitapların veya materyallerin hepsini Excel dosyası olarak bilgisayarımıza kaydediyoruz ve yine yukarıda bahsettiğim gibi çok fazla ayrıntı var ise işimize yaramayacak alanları siliyoruz.

Karşılaştırma yapacağımız Excel dosyalarımızı oluşturduk. Artık karşılaştırma yapacağımız “Microsoft Access” programını açıyoruz.

Sorguya tıklayınca TAŞINIR tablosunda olup KATALOG tablosunda olamayan kitapların listesini alabilirsiniz. 

Biraz uzun bir yazı oldu. Önceleri bu işi Excelde yapıyordum çok uzun sürüyordu. Bu şekilde çok hızlı ve kolay oluyor…

Kaynakça: https://ihalekutuphane.com/2018/10/14/kbs-tasinir-kayit-ve-yonetim-sisteminde-kayitli-kitaplarin-hepsi-kutuphane-katalogunda-kayitli-mi-karsilastirma/