Tapuda çalışan meslektaşlarımız çalışma hayatına yönelik yaşadıkları sorunları, çözüm önerilerini ve teknik kadro talebini görüşmek üzere Genel Müdürlükten randevu talebinde bulundu. Bu doğrultuda Genel Müdüre sunulmak üzere daha önceden Arşiv Dairesi Başkanına gönderilen rapor genişletilerek yeni bir rapor hazırlanmıştır. Rapora son hali henüz verilmemiştir, raporun eksik, fazla veya eklenmesini düşündüğünüz bilgiler var ise buradan paylaşabilir ve ilgili raportörlere ulaştırabilirsiniz.

Yaşanan sorunlar, çözüm önerileri ve Teknik Kadro Meselesi ile ilgili rapor:

Arşiv Çalışanları Görev Tanımı

Bilindiği üzere, kurum arşivlerinin fiziki standartları TKGM Arşiv Dairesi Başkanlığı’nın 26/06/2012 tarih 1730 sayılı genelgesi usul ve esaslarınca düzenlenmekte olup TKGM Arşiv Dairesi Başkanlığı’nın 26/06/2012 tarih 1730 sayılı genelgesi Madde 12’ de çalışan personelin çalışma koşulları belirtilmiştir. Mevcut işleyişte kurumdaki hizmetli sayısındaki yetersizliklerden kaynaklı olarak arşivde görevli personel hizmet tanımı dışındaki işlerde de görevlendirilmekte ve mevcut işleyiş, işyerlerinde çeşitli huzursuzluklara sebebiyet vermektedir. Bu sebeple hizmetli sayısının arttırılması ve arşiv personelinin görev tanımı dışındaki işlerde çalıştırılmaması yönünde Müdürlüklerin bilgilendirilmesi ve takibinin yapılması gerekmektedir.

Çalışma Ortamlarının Fiziksel Modernizasyonunun Sağlanması, Mevcut Duruma İlişkin Yaşanılan Sorunlar Ve Çözüm Önerilerimiz

Arşiv çalışanlarının çalışma ortamları genel olarak eski evrak ve yazışmaların bulunduğu, nemli, güneş almayan ortamlardır. Çalışma ortamından kaynaklı olarak çeşitli hastalıklar ( Kâğıt malzeme üzerinde biriken tozlardan kaynaklı oluşabilecek mikroskobik canlıların yol açtığı alerjik deri hastalıkları, nemli ve tozlu ortamdan kaynaklanan solunum yolu hastalıkları) Arşiv çalışanlarının sağlığını tehdit etmektedir. Bu sebeple gerek kanunlar gerekse de genelge ve yönetmelikler yayımlanarak arşivde çalışanların çalışma usul ve esasları belirlenmiştir.

Bilindiği üzere kurum arşivlerinin fiziki standartları TKGM Arşiv Dairesi Başkanlığı’nın 26/06/2012 tarih 1730 sayılı genelgesi usul ve esaslarınca düzenlenmekte olup TKGM Arşiv Dairesi Başkanlığı’nın 26/06/2012 tarih 1730 sayılı genelgesi Madde 12’ de çalışan personelin çalışma koşulları belirtilmiştir. Madde 12 (5) “Arşivde görevlendirilecek personellerin alerjik rahatsızlığı bulunmamalıdır ve (6) Arşivde görevlendirilecek personelin sağlık kontrolleri periyodik olarak yaptırılmalıdır” şeklinde belirtilmiştir.

Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü bünyesinde arşivde görevlendirilmesi yapılan personelin; hijyen açısından ihtiyaç duyduğu malzemelerin tedarik edilmesi, alerjik rahatsızlığı bulunanların tespit edilmesi, sağlık kontrollerinin periyodik olarak yapılması konusunda kurumca yürütülen kapsamlı bir çalışma yoktur. Kurumca gerçekleştirilen Arşiv denetlemelerinde, arşiv çalışanlarının sağlık raporu alması gerektiği bildirilmiş ve genel olarak sağlık ocaklarında kapsamlı olmayan sağlık raporları ile denetlemelere girilmiştir. Yapılacak olan sağlık kontrolleri periyodik olarak tam donanımlı hastanelerde ve kapsamlı bir biçimde olmalıdır.

Kurumumuz bünyesinde bulunan arşiv mahzenlerinin çoğunun fiziki yapısı ilgili genelgeye uygun değildir. Arşivlerin iklimlendirmeleri yapılmamakta, ısı ve nem oranları sabit tutulmamaktadır. Bu nedenle de evrak ömrü standartların altında kalmaktadır. İklimlendirme uygulaması yapılırken kurumumuz arşivinin özgün özellikleri de göz ardı edilmemelidir. Kurum arşivlerimiz diğer kurumların arşivleri gibi durağan değildir ve sürekli evrak sirkülâsyonu vardır. Arşivden çıkan evrakların işlemler için kullanımı (fotokopi, faks, tarayıcı vb. gibi.) etmenler ani ısı ve nem değişikliklerine neden olmakta ve evrak ömrünü düşürmektedir. Bu nedenle arşiv dokümanlarının tamamının taranıp elektronik ortama aktarılması hem iklimlendirme hem de kullanım kolaylığı açısından son derece önemlidir.

Arşiv çalışanlarının çoğu arşiv mahzeni içerisinde görev yaptıkları için rutubetli, havasız, tozlu ve sağlıksız ortamlarda görev yapmak durumunda kalmaktadırlar. Bu durum çeşitli sağlık sorunlarına neden olmaktadır. Uygun havalandırmanın ve iklimlendirmenin yapılması bu sorunları da ortadan kaldıracaktır.

657 sayılı Devlet Memurları Kanununun Kılık Kıyafet Yönetmeliği uyarınca giyilmesi zorunlu olan kıyafetler arşiv hizmetlerine uygun değildir. Bu durum hem arşiv çalışanlarının rahat çalışamamasına hem de kıyafet yıpranmasından kaynaklanan maddi külfetle karşı karşıya kalınmasına neden olmaktadır. Bu nedenle arşiv çalışanlarına giyim yardımı ya da serbest kıyafet uygulaması getirilmesi faydalı olacaktır.

Kurumumuz bünyesinde görev yapan arşiv memurları, daha önceleri aynı işi daimi işçi veya diğer statülerdeki çalışanların yapmasından kaynaklı olarak diğer kurum çalışanlarınca “odacı” muamelesi görmektedir. Bu durum görevini en iyi şekilde yapmaya çalışan arşiv memurları açısından hem aidiyet duygusunun azalması hem de diğer personelle psikolojik sorunlar yaşanmasına sebep olmaktadır. Yapılan eğitimlerde arşiv memurlarının hak ettiği saygınlığa kavuşturulması için gerekli değerlendirmeler yapılmalıdır. Arşiv memurlarının teknik kadroya geçirilmesi hem özlük hakları hem de arşiv memurlarının hak ettiği statüye kazandırılmaları noktasından kurum bünyesinde saygınlık kazanmalarını sağlayacaktır.

Arşiv memurları çoğu müdürlüklerde “joker eleman” olarak kullanılmakta, birçok angarya iş yaptırılmaktadır. Bu durum hem enerji kaybına hem de arşiv hizmetlerinin aksamasına neden olmaktadır.

Tapu Müdürlüklerinde işlemlerde kullanılan evrakları dosyalanıp ip bağlı klasörlere konularak muhafaza edilmektedir. Bu durum evrakların yırtılmasına ve yıpranmasına neden olmakta aynı zamanda kullanım zorluğuna neden olmaktadır. İp bağlı klasörler yerine kutu klasörlerin (magazin klasör) kullanılması hem kullanım kolaylığı hem de evrakların yıpranmaması açısından son derece önemlidir.

Çoğu Tapu Müdürlüklerinin modernizasyonu kısmen tamamlanmakla birlikte, bazı Tapu Müdürlükleri arşivlerinde çeşitli raf ve saklama düzenleri uygulanmaktadır. Bunun yerine kompakt raf sistemine geçiş tamamlanmalıdır. Taşra Tapu Müdürlüklerinin arşivlerinin birçoğunun fiziki yapısı ve hizmet binalarındaki konumu genelgeye uygun değildir. Kurumumuz taşra teşkilatlarındaki arşiv mahzenlerinin yapısı yeniden gözden geçirilmelidir. Arşiv yerleşim planı yapılırken doğru bir planlama yapılmamakta, arşivlik materyalin artışı doğru hesaplanamamaktadır. Bu nedenle arşiv mahzenleri yetersiz kalmakta, farklı arşiv mahzeni kullanımına neden olmaktadır. Bu da uygun olmayan fiziki yapılara ve arşivde görev yapan personelin zaman ve enerji kaybına neden olmaktadır.

Kurumumuz arşivlerinde kullanılan zemin bilgisine göre tasnif sisteminden vazgeçilip, tarih – yevmiye bazlı standart dosya planına dayalı konu tasnifi sistemine geçilmesi arşivcilik tekniği açısından son derece önemlidir.

Kurumumuzda arşivlerin dijital ortama aktarılması ve kullanıma sunulması uygulamasına başlanmıştır. Ancak bu uygulamada çeşitli sorunlar yaşanmaktadır. Müdürlüklerin işlem hacmine göre bir veya birden fazla tarama cihazıyla birlikte personel görevlendirilmekte, görevlendirilen personelin çoğu da arşiv memurları dışında görevlendirilenlerce oluşmaktadır. Hatta kurum dışı görevlendirmelerle de tarama işlemi gerçekleştirilmektedir. Bu durum yeterli bilgi ve donanımı olmayan personelce tarama işleminin yapılmasına neden olmaktadır. Taramada kullanılan cihazlar da son derece yetersizdir. Modern arşiv teknikleri doğrultusunda cihazların kullanımı sağlanmalıdır. Günlük işlemlerin taranıp elektronik ortama aktarılması geçmiş işlemlerin taranmasını olanaksız kılmaktadır. Tarama işi ile görevlendirilen arşiv memurları da hem arşivden hem de tarama işleminden sorumlu tutulmakta bu nedenle de arşiv hizmetlerinin aksamasına neden olmaktadır. Mevcut işleyişte işlemi yapan personelin kendi işlemine dair evrakları tarayıp sisteme aktarması uygun olabilir. Bazı Bölge Müdürlüklerince tarama birimleri oluşturulmuş ancak arşiv memurları dışında uzman olmayan personel görevlendirilmesi yapılmıştır. Modern arşiv teknikleri doğrultusunda taranacak ve ayıklanacak evraklar net olarak belirlenmelidir. Taşra Müdürlüklerinde çalışan personel sayısı yetersizdir. Geçmişe dönük yapılacak olan tarama işlemlerinin hızlı ve arşiv tekniklerine göre yapılabilmesi için mevcut personellerce değil, arşiv memurları kontrolünde arşiv hizmetleri sunan firmalarca yapılması uygun olacaktır.

Kurumumuz arşivlerinde barkot sisteminin uygulanması kullanım kolaylığı ve takibi noktasında son derece önemlidir.

Arşiv Giriş – Çıkış Defteri uygulamasından vazgeçilmeli, TAKBİS’e entegre olarak elektronik ortamda kayıtlarının tutulması için gerekli düzenlemeler yapılmalıdır.

Arşiv Çalışanlarının Teknik Kadroya Geçirilmesi

Bilindiği üzere, Bakanlar Kurulu 2010/1092 karar sayısıyla “Folklor Araştırmacısı, Kütüphaneci, Arşivci, Kitap Patologu ve Sosyolog ünvanlarının 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 36. maddesinin 1. fıkrasının Teknik Hizmetler Sınıfı başlıklı II numaralı bendi kapsamına alınması; Maliye ve Milli Eğitim Bakanlıkları ile Devlet Personel Başkanlığının görüşlerine dayanan Adalet Bakanlığı ile Kültür ve Turizm Bakanlığının teklifleri üzerine, adı geçen Kanunun 36 ncı maddesinin Ortak Hükümler bölümünün (G) bendine göre, Bakanlar Kurulu’nca 27/9/2010 tarihinde” Arşivcilerin Teknik Hizmetler Sınıfı kapsamında değerlendirilmesine karar vermiştir.

Bakanlar Kurulu kararı doğrultusunda Kültür ve Turizm Bakanlığı ve Üniversite Kütüphanelerinde ilgili bölüm mezunu Folklor Araştırmacısı, Kütüphaneci, Arşivci, Kitap Patologu ve Sosyolog unvanlarıyla görev yapan personelin “Teknik Hizmetler Sınıfı” kapsamına alındığı görülmektedir.

Sadece Çevre ve Şehircilik Bakanlığı bünyesinde Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatlarında görev yapan ilgili bölüm mezunu Arşiv Memurları “Genel İdari Hizmetler Sınıfında” istihdam edilmektedir. Lisans düzeyinde üniversitelerin aynı bölümünü bitirmiş olan Arşiv Memurlarının farklı kamu kurumlarında farklı statüyle istihdam edilmeleri özlük haklarının noktasında eşitsiz bir durum yaratmaktadır. Bu durumdan rahatsız olan çoğu Arşiv Memuru gerek kurum değiştirme gerekse de KPSS ile Teknik Hizmetler Sınıfı bünyesindeki diğer kamu kurumlarına geçiş için uğraşı vermektedirler. Bu durum zaman zaman yargı sürecine kadar gitmektedir. Nitelikli çalışanların korunması için kurumumuz gerekli önemi göstermelidir.

Bakanlar Kurulu kararına istinaden, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü ve taşra teşkilatları bünyesinde görev yapmakta olan, üniversitelerin Kütüphanecilik, Arşivcilik, Bilgi ve Belge Yönetimi, Dokümantasyon ve Enformasyon bölümlerinden mezun olan ve halen Arşiv Memuru unvanıyla görev yapan personelin unvan değişikliği yapılarak Arşivci Kadrosuna alınması ve Teknik Hizmetler Sınıfına geçirilmesi gerekmektedir.

Genel Müdürlüğümüz idari toplantı tutanağında da görüleceği üzere Arşiv Memurlarının Teknik kadroya geçirilmesi önerilmekle birlikte bu öneri yıllardır kâğıt üzerinde kalmaktadır. Bu durum görev yapan Arşiv Memurlarını maddi ve manevi olarak olumsuz etkilemekte ve kurumumuz tarafından sahiplenilmedikleri hissiyatı oluşturmaktadır.

Performans Sistemi

Kurumumuzda uygulanması gündemde olan Performans Sistemi, Arşiv Memurları ve diğer kamu çalışanları arasında olumsuzluk teşkil edecektir. Kurumda zaten aşırı iş yükü altında çalışmak durumunda kalan bizler neye göre ve nasıl bir ölçüte dayanarak performans sistemine dâhil olacağız? Bu sorunun cevap bulması gerekmektedir. Performansa dayalı sistem, çalışma arkadaşlarımızı rakiplere dönüştüreceğinden çalışanlar arasında dayanışmayı zayıflatacak, yıkıcı bir rekabeti körükleyecektir. Bunun yanında, arşiv çalışanları başta olmak üzere yazışma, başvuru vb. görevleri yürüten çalışma arkadaşlarımızın performans sisteminin vaat ettiği ödül sisteminin dışında bırakılmış olması, aynı işyerinin farklı statülü çalışanları arasındaki rekabeti düşmanlık boyutuna taşıyacaktır.

Mesleğimizin nitelikleri düşünüldüğünde performans sisteminin ölçümü, değerlendirilmesi ve denetlenmesi imkânsızdır. Ödülün olduğu yerde ceza da olacaktır. Performansı düşük olanlara geçici görevlendirme de dâhil yaptırımlar uygulanacaktır.

Bu sebeple performans ücreti yerine emeğimizin karşılığı olan yaşanılabilir bir ücret istiyoruz.