Tapu Arşiv Dairesi Başkanlığı ve İstanbul TKBM bünyesinde bulunan büyük bir kısmı Osmanlıca ile yazılı arşiv belgelerinin en son teknoloji kullanılarak görüntülenmesi, sağlıklı bir fihrist yapısı oluşturulması, fihrist sistemi ile taranmış belgelerin ilişkilendirilerek arşiv bilgi ve belgelerine yetki verilmiş kişilerin güvenlik çerçevesinde kolayca ulaşmasının sağlanması, Tapu Arşiv Otomasyonu çerçevesinde, arşivdeki orijinal belge üzerinden inceleme yapılarak kullanıcı tarafından sayısal ortama atılan bilgilerin raporlama fonksiyonlarının geliştirilmesi hedeflenmiştir.

Tapu Arşiv Otomasyonu Projesine Konu Olan Arşiv Belgeleri

• Zabıt-Kayıt Defterleri
• İstanbul TKBM Arşivindeki defterler ( Temessük)
• Köy ve Yayla Sınır Kayıtları ile Mer’a Tahsis Kararları
• Hâsılat Kayıtları
• Tapu Tahrir Defterleri

Arşiv  belgelerine ait;

• En son teknoloji kullanılarak 51.192 adet dosya, belge, paket ve defter muhteviyatı toplam yaklaşık üç milyon adet muhtelif ebatlarda varak taranmıştır.
• 8227 cilt Zabıt defterine ait 1726 rulo mikrofilm çekimi yapılmıştır.
• 25.564.912 adet eski yazı tapu kaydının transkribi yapılarak dijital ortama aktarılmıştır.
• Arşiv otomasyonu yazılım ve alt yapısı kurulmuştur.

TARBİS projesi ile Tapu Arşiv Dairesi Başkanlığı bünyesindeki belgelerin büyük bir kısmı dijital ortama aktarılarak mikrofilmlere alınmış olup, bu sayede arşiv belgelerinin daha etkin muhafazası ve kullanımı sağlanmıştır. TARBİS Projesi uygulamalarıyla mevcut arşiv belgelerinin giriş çıkışı ve kullanım bilgilerine ait istatistiki veriler tutulabilmekte, belgelere ait her türlü raporlama yapılabilmekte ve talepte bulunan özel ve tüzel kişilere izin ve yetkileri çerçevesinde dijital ortamda ya da kağıt ortamında bilgi ve belge sunulabilmektedir.

12.12.2005 tarihinde çalışmaları fiilen başlatılmış olan projenin 02.08.2009 tarihinde kesin kabulü yapılmıştır. Proje maliyeti 14.006.656,00 TL+ KDV dir.

TARBİS Projesi ile

• Proje kapsamında sayısal ortama aktarılmış olan verilere hızlı bir şekilde ulaşım sağlanabilmektedir.
• Mevcut fihrist sistemine göre tespiti mümkün olmayan tapu kayıtlarına; taşınmaz ve malikleri ile ilgili indeks bilgilerinin sayısal ortama aktarılması sonucu oluşan yeni dokümantasyon sistemi ile daha kolay ulaşılabilmektedir.
• Çalışmalar, çoğunluğu birinci derecede korunması gerekli taşınabilir kültür varlığı niteliğinde olan söz konusu belgelerin asılları yerine mikrofilm veya dijital kopyaları üzerinde yürütüleceğinden belge aslının yıpranması önlenerek asırlarca daha yaşatılması sağlanmıştır.
• Diğer kurum ve kuruluşlara sayısal ortamda bilgi ve belge desteği verilebilmektedir.
• Aralarında Filistin, Bosna Hersek, Kosova, KKTC, Makedonya ve Hırvatistan ‘ın da bulunduğu tarihi bağımız olan ülkelere hızlı ve güvenli bir şekilde arşiv desteği verilebilmektedir.
• Çeşitli konulardaki istatistikî bilgilere kolayca ulaşılabilmektedir.
• Zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlanabilmektedir.
• Yerli ve yabancı araştırmacılar çalışmalarını yeni dizayn edilen araştırmacı salonunda ve kendilerine verilen yetki çerçevesinde bilgisayar ortamında yapabilmektedir.
• Çalışmalar sayısal ortamdaki veriler üzerinden yürütüldüğünden, personel ortam koşullarında bulunan toz, mantar v.b. olumsuzluklardan etkilenmemektedir.

TARBİS projesi ile ilgili bir sunum içi tıklayınız.

Kaynak: http://www.tkgmkongre.org